PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 

DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE MÉXICO 
2024 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Contenido 

 

 

 

Pág. 

1. Glosario 

3 

 

 

2. Siglas y acrónimos 

6 

 

 

3. Marco de Referencia 

7 

 

 

4. Justificación 

8 

 

 

5. Objetivos 

10 

 

 

6. Planeación 

11 

 

 

7. Actividades 

12 

 

 

8. Alcance 

13 

 

 

9. Recursos Humanos 

14 

 

 

10. Cronograma del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 

15 

 

 

11. Enfoque de Administración de Riesgos 

16 

 

 

12. Marco Normativo 

18 

 

 




 

1. Glosario 


Para los efectos del presente Programa Anual de Desarrollo Archivístico, se 
entenderá por: 

Archivo: Conjunto organizado de documentos generados o recibidos por el Instituto 
en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, independientemente del soporte, 
espacio o lugar en el que se resguarden; 

Archivo de concentración: Conjunto de expedientes transferidos del archivo de 
trámite de las áreas administrativas pertenecientes al Instituto, de uso y consulta 
esporádica, que permanecen en él hasta su disposición documental; 

Archivo histórico: Conjunto de expedientes integrado por documentos de 
conservación permanente y de relevancia para la memoria del Instituto de carácter 
público; 

Archivo de trámite: Conjunto de expedientes integrado por documentos de uso 
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones del Instituto; 

Área Coordinadora de Archivos: Subdirección de Administración de Documentos 
adscrita a la Secretaría Ejecutiva, responsable de promover y vigilar el cumplimiento 
de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, 
así como de coadyuvar con las áreas administrativas generadoras de 
documentación en el resguardo de estos; 

Área administrativa: Direcciones y Unidades con nivel directivo que forman parte 
de la estructura organizacional del IEEM, relacionadas a las actividades y funciones 
identificadas en el Reglamento Interno y Manual de Organización del Instituto; 

Área generadora de la documentación: Áreas administrativas que forman parte 
de la estructura del Instituto, que generan o crean documentos; 


 

Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que 
establece los valores, vigencias, plazos de conservación y la disposición 
documental; 

Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas preventivas o 
correctivas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos en 
papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo; 

Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la 
estructura de un archivo, con base en las atribuciones y funciones del Instituto; 

Disposición documental: Selección sistemática de los expedientes de los archivos 
de trámite o concentración, cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin 
de realizar transferencias sistematizadas o de baja documental; 

Documento: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o 
contable; producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, 
competencias o funciones del Instituto, con independencia de su soporte 
documental; 

Expediente: Conjunto de documentos generados o recibidos por las áreas 
administrativas del Instituto, los cuales deberán estar ordenados y relacionados con 
un mismo asunto, actividad o trámite; 

Grupo Interdisciplinario: Al conjunto de personas integrado por la Titular de la 
Presidencia del Consejo General; titulares del Área Coordinadora de Archivos; de 
la Secretaría Ejecutiva, de la Contraloría General, de la Dirección Jurídico 
Consultiva, de la Unidad de Transparencia, de la Unidad de Informática y Estadística 
y el representante del área administrativa cuando se traten asuntos de su 
competencia. 


Instrumentos de control archivístico: Instrumentos técnicos que propician la 
organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su 
ciclo vital, que son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de 
disposición documental; 

Organización: Proceso de planificación, clasificación, ordenación, control y 
dirección de los distintos grupos documentales, con la finalidad de consultar y 
recuperar oportunamente la información. Se divide en dos: intelectuales, que 
consisten en identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen 
funcional y contenido; y operaciones mecánicas, que son las actividades 
desarrolladas para la ubicación física y traslado de los expedientes; 

Remesa: Número de identificación con el que se asigna la documentación 
transferida al archivo de concentración y archivo histórico para su resguardo y 
ubicación topográfica; 

Servidora o Servidor Electoral: Persona que desempeñe un empleo, cargo o 
comisión de cualquier naturaleza en el IEEM y en Órganos Desconcentrados, de 
forma permanente o eventual; 

Sistema Institucional de Archivos: Conjunto de estructuras, registros, procesos, 
procedimientos y criterios que desarrollan las áreas administrativas a través de la 
gestión documental; y 

Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de 
los valores documentales, es decir, el estudio de la condición de los documentos 
que les confiere características específicas en los archivos de trámite, concentración 
e históricos, con el fin de establecer criterios, vigencias documentales, plazos de 
conservación y disposición documental. 

 

 


2. Siglas y acrónimos 


Para los efectos del presente documento, se entenderá por: 

AC: Archivo de concentración; 

ACA: Área Coordinadora de Archivos; 

AH: Archivo histórico; 

AT: Archivo de trámite; 

CADIDO: Catálogo de disposición documental; 

CGCA: Cuadro general de clasificación archivística; 

GAD: Guía de archivo documental; 

GIAD: Grupo Interdisciplinario de Administración de Documentos; 

ICCA: Instrumentos de control y consulta archivística; 

Instituto: Instituto Electoral del Estado de México; 

OD: Órgano Desconcentrado; 

PADA: Programa Anual de Desarrollo Archivístico; 

RAC: Responsable del archivo de concentración; 

RAH: Responsable del archivo histórico; 

RAT: Responsables de los archivos de trámite; 

SGD: Sistema de Gestión Documental; 

SE: Secretaría Ejecutiva; 

SIA: Sistema Institucional de Archivos; 

SPE: Servidor/a público/a electoral. 


3. Marco de Referencia 

Con fundamento en los artículos 23, 24 y 25 de la Ley General de Archivos, 
análogos de la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de 
México y Municipios, apartado 7.10, viñetas 1 y 3 del Manual de Organización del 
Instituto, y en atención al proyecto específico 0108 denominado, “Administración de 
archivos institucionales y gestión documental adecuadamente realizadas”, así como 
la actividad 010801, “Implementar políticas, criterios, programas y procedimientos 
para la adecuada administración de archivos y gestión documental” del Programa 
Anual de Actividades 2024, el Área Coordinadora de Archivos elaboró el presente 
Programa Anual de Desarrollo Archivístico del Instituto Electoral del Estado de 
México 2024, considerando las acciones que permitan la gestión, organización, 
conservación y preservación de la documentación a través del SIA. 

El PADA establece acciones a corto, mediano y largo plazo que permitirán la 
eficiencia de los servicios documentales y archivísticos para una mejor organización 
y conservación de la documentación en los AT, AC y AH; fortaleciendo con ello la 
eficiencia administrativa, correcta gestión documental y cumplimiento a la Ley 
General de Archivos, a la Ley de Archivos y Administración de Documentos del 
Estado de México y Municipios, así como a la normatividad aplicable en la materia. 

El PADA contempla proyectos direccionados a la optimización de la administración 
de los archivos y gestión documental de acuerdo con el ciclo vital del documento, 
integrando procesos y estructuras que regulan las actividades y acciones en materia 
de archivos. 

 

 

 

 


4. Justificación 

El ACA es la instancia institucional responsable de atender las funciones relativas 
al diseño, coordinación, instrumentación de acciones y procedimientos para la 
gestión, organización y conservación de archivos, así como de dar cumplimiento a 
las disposiciones legales en la materia; por lo que el PADA es la herramienta de 
planeación orientada a mejorar las capacidades de organización, conservación y 
administración de archivos de las áreas administrativas con estrategias, procesos y 
actividades que permitan el cumplimiento de los objetivos establecidos y las 
finalidades específicas determinadas. 

En el marco del PADA se cuenta con acciones que permitirán al ACA y a las áreas 
administrativas: 

a) Mejorar el funcionamiento de sus archivos; 
b) Fomentar la integración de la normatividad aplicable en materia archivística; 
c) Facilitar información en la gestión administrativa, a través del Sistema de 
Gestión Documental; 
d) Capacitar a los RAT y SPE en materia archivística; 
e) Actualizar los ICCA; 
f) Favorecer la integración adecuada y homogénea de los documentos y 
expedientes de las áreas administrativas y Órganos Desconcentrados; 
g) Mejorar el desempeño de los SPE en la organización de los documentos; 
h) Promover las bajas documentales que legalmente proceden; 
i) Vigilar los tiempos de conservación para efectuar transferencias primarias y 
secundarias; 
j) Elaborar un diagnóstico de la situación física que guardan los archivos del 
Instituto; 
k) Propiciar un mejor manejo en el flujo de la información; 
l) Favorecer el cumplimiento de la Ley General de Archivos, la Ley de Archivos 
y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios, así 
como la normatividad aplicable en la materia, y 



m) Fomentar una cultura archivística. 


 

El presente PADA reconoce el derecho de acceso a la información y de protección 
de datos personales como derechos humanos fundamentales, entre los cuales se 
encuentran: 

 La información en posesión del Instituto es pública. 
 Toda persona, sin necesidad de acreditar interés alguno, tendrá acceso a la 
información, en términos de la normatividad aplicable. 
 Los sujetos obligados deberán cumplir con los requisitos generales en 
materia de archivos conforme a la normatividad aplicable y cumplir con su 
publicación. 


 

A través del PADA y su cumplimiento, se preservará la integridad de los documentos 
y derechos humanos que de ellos deriven, para asegurar la organización, 
conservación y disposición documental de los archivos; asimismo, la apertura de 
transparencia proactiva de la información como: 

 

 Documentar las actividades que realice el Instituto. 
 Integrar los documentos en expedientes adecuadamente. 
 Identificar, analizar y transformar información que sea de utilidad para el 
Instituto. 
 Publicar información que sea de interés público. 


 

 

 

 

 

 


5. Objetivos 

General: 

Desarrollar acciones orientadas a las prioridades institucionales que permitan 
programar, planear, coordinar y organizar los documentos generados y recibidos 
por las áreas administrativas y Órganos Desconcentrados, para su adecuada 
conservación en los AT, AC y AH y así poder contar con información oportuna y 
expedita. 

Específicos: 

 Mejorar la funcionalidad y operatividad para el registro, trámite y despacho 
de los documentos mediante el SGD, en las áreas administrativas y Órganos 
Desconcentrados del instituto. 
 Garantizar el funcionamiento del SIA, mediante los procedimientos 
establecidos en materia de archivos. 
 Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos y el 
acceso oportuno a la información. 
 Asegurar el cumplimiento de la norma vigente. 
 Realizar actividades administrativas, técnicas de planificación, manejo y 
organización de la información. 


 


6. Planeación 

El SIA es de gran importancia para llevar a cabo el correcto funcionamiento en los 
procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos. 

Actividades programadas para el ejercicio 2024: 

1. Publicación del PADA 2024 e Informe de cumplimiento del PADA 2023 en la 
página institucional. 
2. Aprobación de los ICCA 2024 y actualización en el sistema IPOMEX. 
3. Reuniones de trabajo con los Integrantes del GIAD. 
4. Actualización del SGD en las áreas administrativas y OD del Instituto, en 
conjunto con la UIE. 
5. Capacitaciones y asesorías dirigidas a las y los SPE de las áreas administrativas 
y OD. 
6. Reuniones de trabajo con los Integrantes del SIA 
7. Entrega de expedientes por parte de las AGD al RAT. 
8. Entrega de expedientes por parte de los OD al RAT de las áreas administrativas. 
9. Transferencias primarias al AC. 
10. Transferencias primarias extraordinarias al AC, de documentación de años de 
2019 anteriores. 
11. Préstamo de expedientes. 
12. Organización topográfica en el AC. 
13. Participar en los actos de entrega-recepción de archivos de las y los SPE que 
concluyan su empleo cargo o comisión. 
14. Elaboración de los ICCA 2025 con los integrantes del SIA. 


 

15. Elaboración del PADA 2025 e informe anual del PADA 2024. 
16. Aprobación del PADA 2025 y presentación del informe de cumplimiento del 
PADA 2024. 
17. Reuniones de trabajo con los Integrantes del Consejo Estatal de Archivos. 
18. Requisitado del Registro de Archivos del Estado de México y Municipios. 



19. Revisión de espacios de resguardo de expedientes y documentos con los 
Responsables de Archivo de Trámite de las áreas administrativas. 


 

7. Actividades 

Considerando los objetivos específicos del PADA, el ACA definió actividades y 
acciones, las cuales tienen interrelación para su implementación conforme a la 
siguiente tabla. 

Objetivos 

Actividades 

Acciones 

 Desarrollar acciones orientadas a 
las prioridades institucionales 
que permitan programar, planear, 
coordinar y organizar los 
documentos generados y 
recibidos por las áreas 
administrativas y OD, para su 
adecuada conservación en los 
AT, AC y AH y así poder contar 
con información oportuna y 
expedita. 


 

 Mejorar la funcionalidad y 
operatividad para el registro, 
trámite y despacho de los 
documentos mediante el SGD. 


 

 Garantizar el funcionamiento del 
SIA mediante los procedimientos 
establecidos en materia de 
archivos. 


 

 Fortalecer la administración de los 
documentos físicos y electrónicos 
y el acceso oportuno a la 
información. 


 

 Asegurar el cumplimiento de la 
norma vigente. 


 

 Realizar actividades 
administrativas, técnicas de 
planificación, manejo y 
organización de la información. 


 

 

 

 

 

 

Publicación del PADA 2024 e 
Informe de cumplimiento 2023 en la 
página Institucional. 

Realizar la publicación del PADA 2024 e informe de 
cumplimiento del PADA 2023, en el aparatado de 
IPOMEX fracción XLIX y Transparencia Proactiva en la 
página del IEEM. 

Aprobar los ICCA 2024 y 
actualización en el sistema IPOMEX. 

Someter a consideración del Comité de Transparencia la 
aprobación los ICCA 2024 y su actualización en el 
Sistema IPOMEX. 

 

Reuniones de trabajo con los 
integrantes del GIAD. 

Establecer la valoración de la documentación relacionada 
a la Supresión de Sistemas de Datos y/o Bases de Datos 
Personales, así como el formato de ficha técnica de 
valoración documental para la conformación del Catálogo 
de Disposición Documental. 

Actualización del SGD en las áreas 
administrativas y OD del Instituto, en 
conjunto con la UIE. 

Realizar reuniones de trabajo en conjunto con la UIE, 
para el diseño del proyecto del MAC, así como la 
actualización del SGD y MAT. 

Capacitaciones y asesorías dirigidas 
a las y los SPE de las áreas 
administrativas y OD. 

Proporcionar capacitaciones y asesorías a las y los SPE 
de las áreas administrativas del Instituto y Órganos 
Desconcentrados, en materia de organización y 
disposición documental, transferencias, valoraciones, 
gestión documental y administración de los archivos. 

Reuniones de trabajo con los 
Integrantes del SIA. 

Realizar reuniones de trabajo con los Integrantes del SIA 
para tratar temas relacionados a la gestión y 
administración de documentos. 

Entrega de expedientes por parte de 
las AGD al RAT. 

Entrega de expedientes físicos y electrónicos, 
organizados para su resguardo y conservación por parte 
de las AGD al RAT, en términos de la normatividad 
aplicable. 

Entrega de expedientes por parte de 
los OD al RAT de las áreas 
administrativas. 

Entrega de expedientes físicos y electrónicos, 
organizados para su resguardo y conservación por parte 
de los OD al RAT, en términos de la normatividad 
aplicable. 

Transferencias primarias al AC. 

Recibir los expedientes físicos y electrónicos organizados 
para su resguardo y conservación, por parte del RAT al 
RAC, en términos de la normatividad aplicable. 

Transferencias primarias 
extraordinarias al AC, de 
documentación de años 2019 
anteriores. 

Recibir los expedientes organizados para su resguardo y 
conservación, por parte de las áreas administrativas al 
RAC, en términos de la normatividad aplicable. 

Préstamo de expedientes. 

Atender las solicitudes de consulta y/o préstamo de 
expedientes de las áreas administrativas que lo soliciten. 




Organización topográfica en el AC. 

Reacomodo de volúmenes de remesas documentales en 
el AC, para una mejor ubicación de la documentación. 

Señalización topográfica en la sede alterna del archivo 
general. 

Participar en los actos de entrega 
recepción de archivos de las y los 
SPE que concluyan su empleo cargo 
o comisión. 

Como ACA atender los actos de entrega recepción de las 
y los SPE al separarse de su empleo cargo o comisión, 
en términos de las disposiciones jurídicas aplicables. 

Elaboración de los ICCA 2025 con 
los integrantes del SIA. 

Elaborar y actualizar los instrumentos de control y 
consulta archivísticos CGCA, CADIDO y GAD para el 
ejercicio 2024. 

Elaboración del PADA 2025 e 
Informe anual del PADA 2024. 

Elaborar el PADA 2024 e informe anual del cumplimiento 
al PADA 2023. 

Aprobar el PADA 2025 y 
presentación del Informe de 
cumplimiento del PADA 2024. 

Someter a consideración de la Junta General, la 
aprobación del PADA 2024 y presentación del Informe de 
cumplimiento del PADA 2023. 

Reuniones de trabajo con los 
integrantes del Consejo Estatal de 
Archivos. 

Asistencia y participación a reuniones de trabajo con los 
Integrantes del Consejo Estatal de Archivos. 

Requisitado del Registro de Archivos 
del Estado de México y Municipios 

Registrar los datos en materia archivística relacionada a 
información recibida y generada por las áreas 
administrativas del IEEM, en donde participarán los 
integrantes del SIA. 

Revisión de espacios de resguardo 
de expedientes y documentos con 
los Responsables de Archivo de 
Trámite de las áreas administrativas. 

El Área Coordinadora de Archivos del IEEM, revisará 
espacios de resguardo de expedientes y documentos con 
los RAT, de las áreas administrativas. 



 

 

8. Alcance: 

 Coadyuvar en la gestión documental con las áreas administrativas y OD. 
 Supervisar que la información y documentos de archivo se integren en 
expedientes físicos y electrónicos. 
 Revisar que las áreas administrativas lleven a cabo la gestión, organización 
y tratamiento documental conforme a la Ley General de Archivos, la Ley de 
Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios 
y los Procedimientos para la Operación del Sistema Institucional de Archivos 
del Instituto Electoral del Estado de México. 


 

 


 

9. Recursos Humanos 

Con el propósito de cumplir con los objetivos del PADA, colaborarán cinco personas 
como apoyo en las actividades del ACA, AC y AH. En el recuadro se describe a los 
responsables de las actividades y logro de las mismas. 

Responsable 

Descripción de la actividad 

ACA 

 Presentar ante los integrantes del SIA la propuesta de 
trabajo del PADA; un programa de capacitación en materia 
de organización y disposición documental; así como 
actualizar de manera conjunta con la Unidad de 
Informática y Estadística el SGD en las áreas 
administrativas y OD. 


RC, RAT y OD 

 Llevar a cabo los Procedimientos para la Operación del 
Sistema Institucional de Archivos del Instituto Electoral del 
Estado de México. 
 Los Criterios para la Organización de Archivos en Órganos 
Desconcentrados del Instituto Electoral del Estado de 
México, para la Elección de Diputaciones Locales y 
Ayuntamientos 2024. 
 Realizar las transferencias documentales y coadyuvar en 
la conformación y actualización de los ICCA. 




 

Responsable 

Descripción de la actividad 

RAC 

Recibir, por parte de los RAT, la documentación y expedientes 
a transferir de las áreas administrativas y en su caso, lo 
correspondiente a Órganos Desconcentrados, para su 
adecuado resguardo de la documentación en el AC en 
coadyuvancia con el ACA. 



 

 

 

 

 

 

 

 


10. Cronograma del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 

 

No 

Actividad 

Acciones 

Entregables 

Meses 

E 

F 

M 

A 

M 

J 

J 

A 

S 

O 

N 

D 

1 

Publicación del PADA 2024 e Informe 
2023 en la página Institucional 

Realizar la publicación del PADA 2024 e informe 2023, en el apartado de IPOMEX fracción 
XLIX y Transparencia Proactiva de la página del IEEM. 

Oficios/PADA/ 

Informe 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 

Aprobar los ICCA 2024 y actualización 
en el sistema IPOMEX 

Someter a consideración del Comité de Transparencia la aprobación los ICCA 2024 y su 
actualización en el Sistema IPOMEX. 

Oficio/CGCA, CADIDO y 
GAD 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 

Reuniones de trabajo con los 
integrantes del GIAD 

Establecer la valoración de la documentación relacionada a la supresión de Sistemas de 
datos y/o Bases de Datos Personales, así como el formato de ficha técnica de valoración 
documental para la conformación del Catálogo de Disposición Documental. 

Oficios/orden del 
día/informe/Dictamen 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 

Actualización del SGD en las áreas 
administrativas y OD del Instituto, en 
conjunto con la UIE 

Realizar reuniones de trabajo en conjunto con la UIE, para las actualizaciones del SGD de 
las áreas administrativas y OD. 

Tarjeta/minuta de trabajo 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 

Capacitaciones y Asesorías dirigidas a 
las y los SPE de las áreas 
administrativas y OD 

Proporcionar capacitaciones y asesorías a las y los SPE de las áreas administrativas del 
Instituto y Órganos Desconcentrados, en materia de organización y disposición documental, 
transferencias, valoraciones, gestión documental y administración de los archivos. 

Tarjetas/Oficios/Actas 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6 

Reuniones de trabajo con los 
Integrantes del SIA 

Realizar reuniones de trabajo con los Integrantes del SIA para tratar temas relacionados a la 
gestión y administración de documentos. 

Tarjetas 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7 

Entrega de expedientes por parte de 
las AGD al RAT 

Entrega de expedientes físicos y electrónicos, organizados para su resguardo y 
conservación, por parte de las AGD al RAT, en términos de la normatividad aplicable. 

Inventario General 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8 

Entrega de expedientes por parte de 
los OD al RAT de las áreas 
administrativas. 

Entrega de expedientes físicos y electrónicos, organizados para su resguardo y 
conservación, por parte de las AGD y OD, al RAT, en términos de la normatividad aplicable. 

Inventario General 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9 

Transferencias primarias al AC 

Recibir los expedientes físicos y electrónicos organizados para su resguardo y conservación, 
por parte del RAT al RAC, en términos de la normatividad aplicable. 

Oficios/Tarjetas/Inventarios 
de transferencia primaria 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10 

Transferencias primarias 
extraordinarias al AC, de 
documentación de años 2019 
anteriores 

Recibir los expedientes organizados para su resguardo y conservación, por parte del RAT al 
RAC, en términos de la normatividad aplicable. 

Oficios/Tarjetas/Inventarios 
de Archivo de 
Concentración 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11 

Préstamo de expedientes 

Atender las solicitudes de consulta y/o préstamo de expedientes de las áreas administrativas 
que lo soliciten. 

Papeleta de préstamo y 
consulta de expedientes 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12 

Organización topográfica en el AC 

Reacomodo de volúmenes de remesas documentales en el AC, para una mejor ubicación 
de la documentación. 

Señalización topográfica en la sede alterna del archivo general. 

Remesas/volúmenes 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13 

Participar en los actos de entrega 
recepción de archivos de las y los SPE 
que concluyan su empleo cargo o 
comisión. 

Como ACA atender los actos de entrega recepción de las y los SPE al separarse de su 
empleo cargo o comisión, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables. 

Actas 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14 

Elaboración de los ICCA 2025 con los 
integrantes del SIA 

Elaboración y actualización de los instrumentos de control y consulta archivísticos CGCA, 
CADIDO y GAD para el ejercicio 2025. 

Oficios/Tarjetas/ Actas de 
asesoría, CGCA, CADIDO 
y GAD 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15 

Elaboración del PADA 2025 e Informe 
del PADA 2024 

Elaborar el PADA 2025 e informe anual del cumplimiento al PADA 2024. 

Tarjetas/Oficios/ 

Programa e Informe 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16 

Aprobar el PADA 2025 y presentación 
del Informe de cumplimiento 2024 

Someter a consideración de la Junta General, la aprobación del PADA 2025 y presentación 
del Informe de cumplimiento del PADA 2024. 

Oficio/PADA/ 

Acuerdo/Informe 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17 

Reuniones de Trabajo con los 
Integrantes del Consejo Estatal de 
Archivos 

Asistencia y participación en reuniones de trabajo con los Integrantes del Consejo Estatal de 
Archivos 

Oficio 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




18 

Requisitado del Registro de Archivos 
del Estado de México y Municipios 

Registrar los datos en materia archivística relacionada a información recibida y generada por 
las áreas administrativas del IEEM, en donde participarán los integrantes del SIA. 

Registro Electrónico 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19 

Revisión de espacios de resguardo de 
expedientes y documentos con los 
Responsables de Archivo de Trámite 
de las áreas administrativas. 

El Área Coordinadora de Archivos del IEEM, revisará espacios de resguardo de expedientes 
y documentos con los RAT, de las áreas administrativas. 

Tarjeta/Programa 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

 

11. Enfoque de Administración de Riesgos 

A través del establecimiento del PADA, se dispone el análisis y la evaluación de los proyectos para identificar y 
mitigar el riesgo en la documentación institucional. 

No 

 Actividad 

 Identificación de Riesgo 

 Mitigación de Riesgo 

1 

Publicación del PADA 2024 e Informe 2023 en 
la página Institucional 

Contratiempos en la actualización. 

Actualizar los apartados en el Sistema IPOMEX, como lo 
marcan los tiempos establecidos en la normatividad aplicable. 

2 

Aprobar los ICCA 2024 y actualización en el 
sistema IPOMEX 

Que no se aprueben los ICCA y no se puedan publicar en 
tiempo y forma. 

Someter al Comité de Transparencia los ICCA y actualizarlos 
en los primeros tres meses del año. 

3 

Reuniones de trabajo con los integrantes del 
GIAD 

Que el GIAD no lleve ninguna reunión de trabajo, lo cual 
dificultaría algunas otras actividades en cuanto a la 
valoración, supresión y baja documental. 

Contemplar las reuniones de trabajo ordinarias como 
extraordinarias del GIAD para el desarrollo de las actividades 
programadas. 

4 

Actualización del SGD en las áreas 
administrativas y OD del Instituto, en conjunto 
con la UIE 

Que la Unidad de informática y Estadística no realice ni la 
actualización de los módulos al SGD, lo cual provocaría 
un gran número de documentos electrónicos estancados 
en dicho sistema y dificultad de encontrar la información. 

Atender de manera oportuna el proyecto de MAC y las 
observaciones al SGD y al MAT durante el ciclo vital de los 
documentos para sus transferencias en tiempo y forma. 

5 

Capacitaciones y Asesorías dirigidas a las y los 
SPE de las áreas administrativas y OD. 

Falta de interés en las capacitaciones y asesorías y no 
asistencia de las y los SPE de las áreas administrativas y 
del personal de los OD.. 

Impartición de temas relevantes así como estrategias para el 
mejor entendimiento y aprendizaje por parte de las y los SPE. 

6 

Reuniones de trabajo con los Integrantes del 
SIA 

Si no se asiste a las reuniones de trabajo, pueden 
rezagarse en los temas de organización de archivos y 
gestión documental. 

Loa integrantes del SIA deben participar en las reuniones de 
trabajo y llevar a cabo las actividades conforme a la 
normatividad aplicable. 

7 

Entrega de expedientes por parte de las AGD al 
RAT 

Que las AGD no entreguen sus expedientes al RAT, lo 
cual ocasionaría retraso en la organización de los 
mismos. 

Entregar en tiempo y forma los expedientes y documentos al 
RAT para su posterior transferencia al AC. 

8 

Entrega de expedientes por parte de los OD al 
RAT de las áreas administrativas. 

Que las OD no entreguen sus expedientes al RAT de las 
áreas administrativas, lo cual ocasionaría retraso en la 
organización de los documentos y expedientes, así como 
su entrega. 

Que existan medios de impugnación en el OD, y eso 
afecte la entrega de los expedientes. 

Entregar en tiempo y forma los expedientes y documentos al 
RAT de las áreas administrativas, para su posterior 
transferencia al AC. 

Atender en tiempo y forma los medios de impugnación de los 
OD, para que su entrega de expedientes sea en las fechas 
programadas. 

9 

Transferencias primarias al AC 

Acumulación documental en los AT y desorganización de 
la documentación. 

Transferir los expedientes físicos y electrónicos al AC, 
respetando lo establecido en la normatividad aplicable. 




10 

Transferencias primarias extraordinarias al AC 
de documentación de años 2019 anteriores 

Acumulación documental en las áreas administrativas y 
desorganización de la documentación. 

Transferir los expedientes físicos al AC, respetando lo 
establecido en la normatividad aplicable. 

11 

Préstamo de expedientes 

No registrar el expediente y no devolverlo en la fecha 
establecida. 

Registrar los expedientes durante el préstamo y solicitar su 
devolución de acuerdo al procedimiento establecido. 

12 

Organización topográfica en el AC 

Almacenar expedientes en lugares donde no corresponda 
su ubicación, lo cual podría ocasionar su pérdida. 

Colocar señalización visible en los estantes con la signatura 
topográfica correspondiente. 

13 

Participar en los actos de entrega recepción de 
archivos de las y los SPE que concluyan su 
empleo cargo o comisión. 

No cumplir con las disposiciones jurídicas aplicables. 

Revisión de los instrumentos de control y consulta 
archivística, Sistema de Gestión Documental y anexos que 
integren el Acta. 

14 

Elaboración de los ICCA 2025 con los 
integrantes del SIA 

Retraso en la revisión de la Información referente al 
CGCA, CADIDO y GAD. 

Programar con antelación suficiente las reuniones de trabajo 
para elaborar y revisar los ICCA con las y los integrantes del 
SIA en el mes indicado. 

15 

Elaboración del PADA 2025 e Informe del PADA 
2024 

No dar cumplimiento al PADA e Informe. 

Llevar a cabo las actividades y acciones conforme al PADA y 
elaborar el informe en tiempo y forma. 

16 

Aprobar el PADA 2025 y presentación del 
Informe de cumplimiento 2024 

Que la Junta General no sesione durante. 

Contemplar todo lo necesario para que la Junta General 
sesione y apruebe el PADA, para dar cumplimiento a la 
normatividad en la materia; de lo contrario, reprogramar su 
aprobación. 

17 

Reuniones de trabajo con los Integrantes del 
Consejo Estatal de Archivos 

Que el Consejo Estatal de Archivos no sesione en las 
fechas indicadas. 

Requerir el calendario de dichas reuniones de trabajo. 

18 

Requisitado del Registro de Archivos del Estado 
de México y Municipios 

Que las áreas administrativas no informen en tiempo y 
forma de la documentación existente en sus áreas. 

Respetar los tiempos establecidos por el ACA, para remitir 
información en materia archivística. 

19 

Revisión de espacios de resguardo de 
expedientes y documentos con los 
Responsables de Archivo de Trámite de las 
áreas administrativas. 

Que el Área Coordinadora de Archivos, no se reúna con 
los RAT, el cual no se revisarían los espacios de 
resguardo expedientes y documentos en las áreas 
administrativas. 

Convocar de manera oportuna a los RAT, y con tiempo bajo 
un programa, la revisión de espacios para el resguardo 
expedientes y documentos en las áreas administrativas del 
IEEM. 



 

Este proceso permite identificar y evaluar de manera oportuna las amenazas y riesgos en que se pueda incurrir 
durante la ejecución del proyecto o de la acción en el cumplimiento de los objetivos en el PADA; asimismo, permite 
dar soluciones a los posibles cambios con la finalidad de llevarlos a cabo. 


12. Marco Normativo 

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 
 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. 
 Ley General de Archivos. 
 Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 
 Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos 
Obligados. 
 Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados 
del Estado de México y Municipios. 
 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de 
México y Municipios. 
 Ley de Gobierno Digital del Estado de México y Municipios. 
 Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y 
Municipios. 
 Código Electoral del Estado de México. 
 Reglamento Interno del Instituto Electoral del Estado de México. 
 Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la 
Información, así como la Elaboración de Versiones Públicas. 
 Lineamientos Técnicos para la Organización, Selección y Transferencia de 
Documentos al Archivo General del Instituto Electoral del Estado de México. 
 Manual de Organización del Instituto Electoral del Estado de México. 
 Programa Anual de Actividades 2024 del Instituto Electoral del Estado de 
México. 
 Procedimientos para la Operación del Sistema Institucional de Archivos del 
Instituto Electoral del Estado de México y Municipios. 
 Criterios para la Organización de Archivos en Órganos Desconcentrados del 
Instituto Electoral del Estado de México, para la Elección de Diputaciones 
Locales y Ayuntamientos 2024.